Projekte sind in vielen Unternehmen alltägliches Geschäft. Planung, Organisation und Koordination sind hier die Zauberworte.
Für eine erfolgreiche Projektdurchführung haben sich aus diesem Grund unterschiedliche Methoden entwickelt, deren Anwendung immer von Projektphase, -größe, -art und Branche abhängig ist.
5 Methoden im Projektmanagement
- Projektstrukturplanung
- Meilensteintrendanalyse
- Kanban
- Scrum
- Stakeholder-Analyse
1. Projektstrukturplanung
Visuelle Darstellungen sind im Projektmanagement sehr verbreitet – vor allem in der Planung. Der Projektstrukturplan zeigt ein ganzes Projekt in seiner groben Struktur. Ablesen lassen sich Hierarchien, Zugehörigkeiten und Beziehungen von einzelnen Projekteinheiten. So entsteht ein übersichtlicher Baum, der oft auch für Präsentationen verwendet wird.
Solch ein Strukturbaum unterteilt ein Projekt in einzelne Teilbereiche. So können auch größere und komplexe Projekte verständlich, übersichtlich und umfassend dargestellt werden. Das schafft Orientierung und erleichtert die Arbeitsaufteilung.
Auf dieser Grundlage lassen sich im Verlauf der Planung weitere Pläne erstellen, die detaillierter das „Wann“ und „Wie“ darstellen.
2. Meilensteintrendanalyse
Eine weitere grafische Darstellung ist die Methode der Meilensteintrendanalyse, die vor allem für die Prognose und Steuerung von Terminen geeignet ist.
Meilensteine sind wichtige Prüftermine, an denen bestimmte Ergebnisse vorliegen sollten. Durch die regelmäßige Überprüfung der Zwischenziele können Abweichungen erkannt werden. So entscheiden diese über den weiteren Verlauf des gesamten Projektes – je nachdem, ob das Vorhaben im Zeitplan liegt oder nicht.
3. Kanban
Kanban und Scrum gehören zu den bekanntesten agilen Managementmethoden.
Das Kanban Board besteht klassisch aus drei Spalten, in denen einzelne Aufgaben nach ihrem Status eingeordnet und verschoben werden.
In der ersten Spalte „To Do“ finden sich Aufgaben, die noch nicht begonnen wurden. Aktive Aufgaben, die gerade bearbeitet werden, wandern in die Spalte „In Progress“. Sind diese abgeschlossen, kommen die Aufgaben in „Done“.
Das Besondere an dieser Methode ist die enorme Flexibilität. So können Anzahl und Bezeichnung der Spalten an verschiedene Projekte angepasst werden.
Die Projektmanagement-Software Trello basiert beispielsweise allein auf der Kanban-Technik.
Diese Methode ist besonders für einfaches Aufgabenmanagement geeignet. Auf einen Blick sieht man, was erledigt werden muss und welche Aufgaben in der Zukunft anstehen. Bessere Auslastung. Höhere Transparenz.
4. Scrum
Scrum – ein agiles Modell für Produkt- und Projektmanagement. Es wird davon ausgegangen, dass viele Projekte zu komplex sind, um sie in einem Plan zu fassen. Deshalb werden bei dieser Methode Anforderungen und Lösungen nicht im Vorhinein festgelegt, sondern schrittweise erarbeitet.
Das Projekt wird demnach in sogenannte Sprints eingeteilt, die jeweils 30 Tage dauern. An dessen Ende soll ein fertiges Zwischenprodukt erarbeitet sein. Die Methode definiert drei Rollen, drei Artefakte und fünf Aktivitäten.
Rollen
- Product Owner: erstellt Produktvision, stellt fachliche Anforderungen und priorisiert
- Entwicklungsteam: entwickelt Produkt selbstorganisiert
- Scrum Master: Moderator sorgt dafür, dass Scrum funktioniert
Artefakte
- Product Backlog: Sammlung von Anforderungen (Requirements)
- Sprint Backlog: für einen Sprint relevante Auswahl aus dem Anforderungskatalog
- Product Increment: funktionsfähiges Zwischenprodukt am Ende eines Sprints
Aktivitäten
- Sprint Planning: Planung des nächsten Sprints – Ergebnis: Sprint Backlog
- Daily Scrum: tägliches, viertelstündiges Meeting
- Sprint Review: Überprüfung des Zwischenprodukts durch Entwicklungsteam, Anpassung des Product Backlogs, Feedback, Besprechung weiterer Schritte
- Sprint Retrospective: Überprüfung der Projektarbeit und deren kontinuierliche Verbesserung
- Product Backlog Refinement: organisierter, konkretisierter und aktualisierter Product Backlog
5. Stakeholder-Analyse
Stakeholder – also Anspruchsgruppen, die von den Tätigkeiten eines Unternehmens betroffen sind – haben oft einen großen Einfluss. Vor allem kann von ihnen die erfolgreiche Durchführung des Projektes abhängen.
Aus diesem Grund sollten alle Betroffenen und Beteiligten identifiziert, nach ihrem möglichen Einfluss analysiert und kategorisiert werden. Werte, Einflüsse und Interessen der Stakeholder werden klar und es können Strategien für den Umgang und die Kommunikation entwickelt werden.
Die richtige Methode
Die Verwendung einer Projektmanagement-Methode lohnt sich, auch wenn die Auswahl zeitaufwändig und komplex ist. Folgende Kriterien könnten dabei helfen:
Strategische Ziele und Kennwerte der Organisation
- Entscheidender Treiber
- Restriktionen
- Stakeholder
- Risiken
- Komplexität
- Projektumfang und Kosten