Die wenigsten Menschen können behaupten, dass sie mit ihrem Diensthandy oder ihrem PC im Büro wirklich glücklich sind. Oft nutzen wir privat technisch sehr viel fortschrittlichere und schnellere Produkte als in der Arbeit. Anders sieht das bei Menschen aus, die ihre privaten Geräte für die Arbeit nutzen: „Bring your own device“ oder kurz BYOD lautet ihre Devise. BYOD ist längst kein Randphänomen mehr, sondern einer der zentralen Zukunftstrends, der durch den digitalen Wandel und den technologischen Fortschritt in den letzten Jahren möglich wurde.
In anderen Ländern der Welt – insbesondere im technikaffinen asiatischen Raum – ist dieser Trend sogar längst zur Normalität geworden. Aber auch in Deutschland setzen immer mehr Unternehmen auf das BYOD-Prinzip. Viele Experten messen dieser Entwicklung eine wichtige Bedeutung bei der Gestaltung der Arbeitswelt der Zukunft bei. Um BYOD erfolgreich zu nutzen, gilt es jedoch auch einiges zu beachten. Die zwei maßgeblichen Hindernisse bei der Einführung des BYOD-Prinzips ist eine grundsätzliche Skepsis auf Seite der Unternehmen einerseits und fehlendes technisches Know-how andererseits.
BYOD als Bestandteil einer Digitalisierungs- und Modernisierungsstrategie
Das BYOD-Prinzip kann ein wichtiger Bestandteil einer Digital-Workforce-Lösung sein. Viele Unternehmen haben das Ziel, ihren Mitarbeitern eine moderne und flexible Arbeitsumgebung zu bieten. Zwar beweist die Praxis, dass dadurch für Unternehmen kaum Einsparpotenzial besteht, dennoch werden durch BYOD viele Arbeitsabläufe verbessert und modernisiert.
Insbesondere weil die Mitarbeiter durch die Nutzung der eigenen Geräte unmittelbar flexibler in Bezug auf Zeit und Ort werden, lassen sich mehr unterschiedliche Lebens-Arbeits-Modelle verwirklichen. Die individuelle Anpassung der Arbeitszeiten und der Arbeitsumgebung an die Bedürfnisse der Mitarbeiter führt zudem zu mehr Zufriedenheit und zu einer Steigerung ihrer Produktivität.
Für diese Branchen und Unternehmen ist BYOD besonders interessant
Der Trend, private Geräte für Arbeitszwecke zu nutzen, ist für nahezu alle Branchen interessant. Sie alle sind gleichermaßen von der Digitalisierung betroffen, die dazu führt, dass erstens Software ein wesentlicher Teil der Wertschöpfungskette wird, und zweitens zur Folge hat, dass der Kontakt zwischen Unternehmen und Mitarbeiter, Mitarbeiter und Kunden sowie zwischen Mitarbeiter und Maschinen immer öfter durch technische Geräte wir Smartphones, Tablets oder Laptops vermittelt ist.
Da digitale Angebote im Zuge des digitalen Wandels Bestandteil nahezu jedes Unternehmens werden wird, gibt in jedem Unternehmen eine Abteilung, für die BYOD interessant wird. Betrachtet man die einzelnen Abteilungen genauer, so profitieren vor allem diejenigen von BYOD, die einen starken Fokus auf Kommunikation, PR, Social Media, Service und Kundenbetreuung, Software-Entwicklung, Verwaltung oder ganz allgemein Office-Anwendung haben.
Zentrale Themen für die Generation Y sind Mobilität, Flexibilität und Remote Working
Ein besonderes Augenmerk bei der Bewertung des BYOD-Trends muss auf die Gewohnheiten und Erwartungen von jungen Arbeitnehmern gelegt werden. Diese haben sich in den letzten Jahren im Zuge der Digitalisierung grundlegend verändert und Unternehmen können diese Veränderungen nicht ignorieren. Das Modell „9-to-5“ und das Büro als einziger Arbeitsort ist angesichts der technischen Möglichkeiten für die Generation Y ein anachronistisches Auslaufmodell.
Besonders hochqualifizierte Arbeitskräfte werden von der Möglichkeit zum Remote-Working angesprochen. Für sie ist die Vorstellung, mit veralteter Hardware zu fixierten Zeiten arbeiten zu müssen, Grund genug, sich für ein anderes Unternehmen zu entscheiden.
Rechtliche Aspekte und Herausforderungen von BYOD
Insbesondere das deutsche Arbeitsrecht, die Datenschutzbestimmungen und Lizenzrechte von Software sind dafür verantwortlich, dass das BYOD-Prinzip noch nicht so verbreitet ist wie in anderen Ländern. Der Gebrauch von privater Software für unternehmerische Zwecke kann rechtlich gesehen ein Problem darstellen. Auch aus Datenschutzgründen ist es bedenklich, wenn geschäftliche E-Mails beispielsweise vom eigenen Smartphone aus beantwortet werden. Erste Untersuchungen zeigen, dass Industriespionage häufiger und einfacher wird, wenn sensible Informationen auf privaten Geräten landen.
Den Datenschutz zu gewährleisten liegt in die Verantwortung des Arbeitgebers. Aber darf er deswegen ohne weiteres auf das private Eigentum seiner Mitarbeiter zugreifen, um dort Software und entsprechende Updates zu installieren? Auch in anderen Fällen benötigt der Arbeitgeber Zugriffsrechte und Änderungsmöglichkeiten auf Dokumente, die eventuell auf den privaten Geräte seiner Mitarbeiter, um beispielsweise Daten auch aus der Ferne löschen zu können.
Cloud-Dienste sind die Lösung für viele Herausforderungen von BYOD
Für die meisten dieser problematischen Szenarien gibt es inzwischen technische Lösungen. Allen voran bieten Cloud-Dienste und via Browser bedienbare Arbeitsumgebungen einen einfachen Ausweg für die oben genannten Fragestellungen an. Sind beispielsweise sensible Arbeitsdokumente in einer sicheren Cloud abgespeichert, kann sowohl den Mitarbeitern von beliebigen Geräten aus Zugriff darauf eingerichtet werden, während gleichzeitig das Unternehmen zu jeder Zeit die Möglichkeit hat, Daten oder Inhalte zu verändern oder zu entfernen.
Durch den Einsatz von Cloud-Dienste und unternehmenseigene Mailserver können Arbeitgeber zudem ihre Mitarbeiter dabei unterstützen, ihre Work-Life-Balance durch den Einsatz von privaten Geräten nicht zu gefährden. Mailserver können während bestimmter Zeiten wie am Wochenende oder im Urlaub abschalten oder der Zugriff auf die Cloud einschränkt werden. Cloud-Lösungen vereinfachen in diesem Zusammenhang auch den Support und die Komplexität der IT-Infrastruktur in Unternehmen: Software-Updates können zentral durchgeführt werden, ohne dass der Zugriff auf die privaten Geräte der Mitarbeiter notwendig ist.
BYOD – Ein Modell für die Zukunft
Auch wenn Mischformen in der Arbeitswelt die die Regel bleiben werden, bringt das BYOD-Prinzip eine ganze Reihe von Vorteilen für alle Seiten mit sich. BYOD wird insbesondere dann zum Erfolgsrezept, wenn intelligente Cloud-Lösungen eingesetzt werden. Die Nutzung der eigenen Geräte für Arbeitszwecke wird daher ohne Zweifel zu einem zentralen Modell für die Bewältigung der Herausforderungen der künftigen Arbeitswelt werden. Insbesondere hochqualifizierte Arbeitskräfte werden von den mit BYOD-Prinzip verbundenen Möglichkeiten zur Flexibilisierung ihrer Lebensgestaltung angesprochen.
Jedoch kann kein Unternehmen seinen Mitarbeitern vorschreiben, ihre eigenen Geräte nutzen, sondern sollte dies auf Basis der Freiwilligkeit anbieten. Eine wichtige Alternative stellt in diesem Zusammenhang das COPE-Prinzip dar (von: „Corporate Owend, Personally Enabled“). Dabei stellen Unternehmen Geräte, die zwar Eigentum des Unternehmens bleiben, jedoch von den Mitarbeitern privat genutzt werden können. Ganz gleich jedoch, ob es sich um Geräte handelt, die vom Unternehmen gestellt werden, oder um private – der Umgang mit ihnen sollte in Schulungen thematisiert werden. So wird das Bewusstsein für Risiken aller Art bei den Mitarbeitern schaffen und ein für alle Seiten gewinnbringender Einsatz garantiert.
