In großen Unternehmen sind Softwarelösungen wie SAP längst Standard, der deutsche Mittelstand hat hingegen lange gezögert. Doch das ändert sich, denn die fortschreitende Digitalisierung und der steigende Wettbewerbsdruck zwingen Unternehmen dazu, ihre Prozesse effizienter zu gestalten. Insbesondere cloudbasierte ERP-Lösungen (Enterprise Resource Planning) gewinnen an Beliebtheit: Sie sind auch für kleinere Unternehmen erschwinglich, skalierbar und flexibel einsetzbar.
Mittelständler haben oft sehr konkrete Vorstellungen davon, was ihr ERP-System können muss. Die Softwarelösung soll mit dem Unternehmen wachsen und möglichst einfach zu bedienen sein. Deshalb ist es wichtig, dass die passende ERP-Lösung modular aufgebaut ist und Schnittstellen zu anderen Tools bietet. So kann sie bei Bedarf problemlos erweitert und integriert werden. Der Softwareanbieter muss Low-Code-Tools zur Verfügung stellen, die den Mitarbeitenden weitgehende Individualisierungsmöglichkeiten ohne Programmierkenntnisse ermöglichen. So kann das System ohne Programmieraufwand an die internen Abläufe angepasst werden. Darüber hinaus müssen konfigurierbare Automatisierungen bereitstehen, die manuelle Arbeiten ersparen und Fehleingaben verhindern.
KMU zögern bei der Cloud-Nutzung
Das ERP-Barometer von Forterro zeigt deutlich: Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sind auf dem Weg in die Cloud noch zurückhaltend. Zwar steigt das Interesse an cloudbasierten ERP-Systemen stetig, aber nur 31 Prozent der Befragten beziehen ERP bereits über Software-as-a-Service. 16 Prozent stehen an der Schwelle zur Cloud, haben sich aber aktuell für eine hybride Bereitstellungsform entschieden. Die Gründe: Datenschutz und Sicherheit. Der vermeintliche Verlust der Daten- und Servicehoheit bei einem Wechsel in die Cloud und das Gefühl, großen IT-Dienstleistern ausgeliefert zu sein, verunsichern Unternehmer:innen nach wie vor.
Dabei bieten gerade Cloud-Lösungen eine Reihe von Vorteilen. Durch ihre Anpassungsfähigkeit ermöglichen sie eine effiziente Integration von ERP-Systemen und eine nahtlose Skalierung, um den sich ständig ändernden Anforderungen – etwa in Wachstumsphasen – gerecht zu werden. Sie verschaffen Unternehmen Zugang zu leistungsstarker und stets aktueller Software, ohne hohe Investitionen in die IT-Infrastruktur tätigen zu müssen. Zusätzlich sorgt ERP aus der Cloud für maximale Transparenz. Umständliche und zeitraubende Datenrecherchen gehören der Vergangenheit an. Cloud-ERP ist mobil und plattformunabhängig – ein echter Flexibilitätsgewinn für die Mitarbeitenden. Dank der HANA-Datenbanktechnologie können Unternehmen mit einem ERP aus der SAP-Cloud Daten nahezu in Echtzeit verarbeiten, ungeahnte Geschwindigkeiten erreichen und neue Effizienzpotenziale erschließen.
Schnittstellen verbinden Systeme
Bei allen Vorteilen, die ERP-Systeme bieten, gibt es auch Herausforderungen, insbesondere in Bezug auf die Benutzerfreundlichkeit und die Komplexität von Anpassungen, gerade in etablierten SAP-Umgebungen. Mangelnde Benutzerfreundlichkeit kann die Zusammenarbeit beeinträchtigen und zur Entstehung von Inselwissen und Datensilos führen, da geschäftskritische Daten in verschiedenen Systemen isoliert genutzt werden. Dies wiederum erschwert die Integration von Geschäftsprozessen und reduziert die Produktivität. In solchen Fällen kann der Einsatz von externen Schnittstellen eine schlanke und effiziente Möglichkeit darstellen, die Benutzerfreundlichkeit zu optimieren und eine reibungslose Integration zu gewährleisten.
IT-Landschaften in kleinen und mittleren Unternehmen sind nicht selten über Jahre und nach Bedarf durch die Implementierung verschiedener Systeme und Anwendungen unterschiedlicher Anbieter gewachsen. Das Problem: Durch dieses organische Wachstum entsteht eine heterogene IT-Umgebung, in der die Anwendungen oft unterschiedliche Sprachen sprechen. Dies zeigt sich vor allem in den Datenformaten, in denen Informationen in Tools und Anwendungen gespeichert werden.
Für KMU mit cloudbasierten ERP-Systemen sind effiziente Schnittstellen daher ein wichtiges Werkzeug, insbesondere mit Blick auf das SAP-Ökosystem und die Migration auf S/4HANA. Sie automatisieren Datenflüsse, verbinden Cloud-Anwendungen mit On-Premises-Systemen und ermöglichen die Integration spezialisierter Lösungen mit dem SAP-Ökosystem. Dies vermeidet Datenredundanzen, schafft eine zentrale Datenbasis und unterstützt flexible, skalierbare IT-Architekturen, die sich an die organische Entwicklung der IT anpassen. Unternehmen profitieren durch den Einsatz effizienter Schnittstellen von einem reibungslosen Datenaustausch und effizienten Prozessen – auch im Zusammenspiel von Cloud-ERP und der SAP-Welt.
Was externe Schnittstellen leisten müssen
Um von einer externen Schnittstelle maximal zu profitieren, benötigen KMU vor allem Lösungen, die auf ihre spezifischen Bedürfnisse und Ressourcen zugeschnitten sind. Betrachtet man die typischen Stärken von Anbietern, die in der nahtlosen SAP-Integration und der effizienten Datenextraktion liegen, lassen sich klare Anforderungen an solche Schnittstellen ableiten.
Ein zentraler Aspekt ist die einfache Bedienung und Konfiguration. KMU verfügen selten über große IT-Abteilungen mit Expert:innen für komplexe Integrationsprojekte. Daher muss die Schnittstelle intuitiv nutzbar sein, so dass auch Fachanwender:innen ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse Datenflüsse einrichten und anpassen können. Ein Low-Code- oder No-Code-Ansatz ist hier von großem Vorteil, ebenso wie eine schnelle Implementierung, um die Amortisierungszeit zu verkürzen.
Ein weiterer entscheidender Punkt ist die robuste und zuverlässige Datenintegration. KMU sind auf stabile Verbindungen zu ihren Kernsystemen wie ERP (unabhängig vom Anbieter), CRM, Shopsystemen und Datenbanken angewiesen. Die Sicherheit der übertragenen, oft sensiblen Geschäftsdaten muss dabei jederzeit gewährleistet sein. Zudem sind Mechanismen zur Fehlererkennung, -protokollierung und -behebung unerlässlich, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. Aufgrund der oft heterogenen Systemlandschaften sollte die Schnittstelle zudem flexibel unterschiedliche Datenformate verarbeiten und transformieren können.
Flexibilität und Skalierbarkeit sind weitere wichtige Kriterien. Die Schnittstelle muss sich an die individuellen Geschäftsprozesse des KMU anpassen lassen und mit dem Unternehmenswachstum sowie steigendem Datenvolumen problemlos skalieren können. Angesichts der zunehmenden Nutzung von Cloud-Diensten ist auch die Unterstützung hybrider IT-Landschaften von Bedeutung.
Kosteneffizienz spielt für KMU ebenfalls eine zentrale Rolle. Das Preismodell sollte transparent und erschwinglich sein und idealerweise den tatsächlichen Nutzen widerspiegeln. Durch die Automatisierung des Datentransfers trägt die Schnittstelle idealerweise dazu bei, manuellen Aufwand und damit Kosten zu reduzieren. Darüber hinaus sollten die Wartungskosten möglichst gering sein.
Schließlich ist eine umfassende Konnektivität entscheidend. Die Schnittstelle sollte eine breite Palette an vorgefertigten Konnektoren zu den in KMU gängigen Systemen bereitstellen. Die Möglichkeit, über offene Schnittstellen (APIs) eigene Konnektoren zu erstellen, kann die Flexibilität zusätzlich erhöhen.
Mit Schnittstellen zu digitaler Effizienz
ERP-Lösungen sind für KMU eine gute beste Wahl, um Prozesse zu automatisieren und Doppelarbeit zu vermeiden. Sie steigern die Effizienz und schaffen Transparenz, indem sie einen umfassenden Überblick über alle Geschäftsbereiche bieten. Gleichzeitig stehen Unternehmen vor der Herausforderung, immer größere Mengen an Daten aus einer Vielzahl von Quellen zu verwalten und zu analysieren. Gut konzipierte Schnittstellen bieten hier eine effiziente Lösung. Sie sorgen für die nahtlose Integration von Daten aus heterogenen Systemen in ein konsistentes Format. So wird nicht nur die Stabilität der Datenübertragung garantiert, sondern der Weg zu wertvollen Erkenntnissen und fundierten Entscheidungen beschleunigt. Für KMU sind sie daher ein Schlüssel zum Erfolg: Unternehmen, die auf leistungsfähige und flexible Schnittstellen setzen, werden besser gerüstet sein, um wettbewerbsfähig zu bleiben und das volle Potenzial ihrer Daten zu nutzen.
