Trotz Tools wie Teams oder Slack bleibt die E-Mail für viele das wichtigste Kommunikationsmittel im Arbeitsalltag. Aber warum?
Als am 3. August 1984 an der Universität Karlsruhe die erste E-Mail in Deutschland einging, ahnte vermutlich niemand, welche Karriere dieses unscheinbare Kommunikationsmittel einmal machen würde. Heute, mehr als vier Jahrzehnte später, ist die E-Mail aus dem Berufsalltag nicht wegzudenken. Und das, obwohl sie regelmäßig totgesagt wird.
Eine aktuelle Bitkom-Studie beweist nun sogar das Gegenteil: Der berufliche Mailverkehr erreichte jüngst einen neuen Höchststand, mit durchschnittlich 53 E-Mails pro Tag. Vor zwei Jahren lag dieser Wert noch bei 40 E-Mails pro Person, 2021 sogar nur bei 26.
Der Anstieg ist deutlich – und eben auch nur der Durchschnitt. Denn 14 Prozent der Befragten kommen täglich sogar auf 100 oder mehr E-Mails, weitere 22 Prozent liegen zwischen 50 und 100 Nachrichten pro Tag. Dagegen kommt nur ein sehr kleiner Teil kommt mit weniger als zehn Mails aus.
Mehr Kommunikation, mehr Komplexität
Aber warum steigen die Zahlen, obwohl Unternehmen längst auf Kollaborationstools wie Microsoft Teams, Slack oder Projektplattformen setzen? Ein Grund liegt in der wachsenden Komplexität der Arbeitswelt. Projekte werden internationaler, Teams verteilen sich über Standorte hinweg, Abstimmungen nehmen zu. Jede zusätzliche Schnittstelle erzeugt Kommunikationsbedarf. Die E-Mail ist dabei oft das verbindende Element zwischen unterschiedlichen Systemen und Organisationen.
Hinzu kommt, dass hybride Arbeitsmodelle inzwischen zum Standard gehören. Home Office und flexible Arbeitsorte führen nicht automatisch zu weniger Kommunikation, sondern häufig zu mehr schriftlicher Abstimmung. Was früher schnell im Büroflur geklärt wurde, wird heute verschriftlicht. Die E-Mail dient dabei als asynchrones Werkzeug. Sie ermöglicht Kommunikation ohne gleichzeitige Anwesenheit, ohne festen Termin und ohne direkte Reaktion in Sekunden. Das passt gut in einen Arbeitsalltag, der immer stärker von Zeitverschiebungen, Teilzeitmodellen und flexiblen Strukturen geprägt ist.
Nicht zu vergessen die zunehmende Dokumentationspflicht. Ob Compliance, Datenschutz, Vertragsabstimmungen oder Freigaben, viele Prozesse müssen nachvollziehbar festgehalten werden. Die E-Mail bietet hier eine einfache Form der schriftlichen Dokumentation. Sie lässt sich archivieren, weiterleiten, zitieren und bei Bedarf als Nachweis heranziehen. In vielen Unternehmen ist sie damit nicht nur Kommunikationskanal, sondern auch digitales Protokoll.
Warum Alternativen die E-Mail nicht verdrängen
Dabei mangelt es nicht an Alternativen. Messenger-Dienste ermöglichen schnelle Rückfragen, Videokonferenzen schaffen Nähe über Distanz hinweg, Projekttools bündeln Aufgaben und Dateien an einem Ort. In vielen Teams funktionieren diese Werkzeuge hervorragend. Trotzdem ersetzt keines davon die E-Mail vollständig.
Ein zentraler Grund ist ihre Universalität. Praktisch jede Organisation, jedes Unternehmen, jede Behörde und jede Selbstständige verfügt über eine E-Mail-Adresse. Während Kollaborationstools häufig innerhalb eines bestimmten Systems oder einer bestimmten Plattform bleiben, ist E-Mail systemübergreifend. Sie funktioniert unabhängig von Softwarelizenzen, Nutzerkonten oder Firmeninfrastrukturen. Wer extern kommuniziert, ob mit Kundschaft, Lieferanten oder öffentlichen Stellen, kommt an der E-Mail kaum vorbei.
Dazu kommt die Gewohnheit. Die E-Mail begleitet vor allem jüngere Generationen von klein auf. Ihre Logik ist bekannt: Betreff, Anrede, Text, Signatur. Diese Struktur schafft Verlässlichkeit. Gerade in formellen Kontexten wird sie als angemessen und professionell wahrgenommen. So würde niemand auf die Idee kommen, einen Vertrag über WhatsApp zu verschicken.
Auch inhaltlich hat die E-Mail Vorteile. Längere Texte, strukturierte Argumentationen oder mehrere Anhänge lassen sich hier übersichtlich darstellen. Chatverläufe dagegen neigen dazu, unübersichtlich zu werden, wenn Diskussionen komplexer werden. Für kurze Abstimmungen sind sie ideal, für ausführliche Erklärungen weniger. Deshalb existieren beide Formen nebeneinander, sie erfüllen unterschiedliche Zwecke.
Nicht zuletzt spielt Kontrolle eine Rolle. Viele Menschen schätzen es, E-Mails zu einem selbst gewählten Zeitpunkt zu bearbeiten. Anders als bei Kollaborationstools, die mit Push-Benachrichtigungen und ständiger Präsenz arbeiten, erlaubt die E-Mail eine klarere Trennung zwischen Eingehendem und Bearbeitung. Wer möchte, kann sein Postfach zu festen Zeiten öffnen und strukturieren. Das schafft zumindest theoretisch ein Gefühl von Ordnung in einem zunehmend digitalen Arbeitsumfeld.
Vielleicht liegt genau darin das Erfolgsgeheimnis der E-Mail. Sie ist kein spektakuläres Innovationstool, sondern ein solides Fundament. Sie verbindet Menschen über Organisationsgrenzen hinweg, schafft Dokumentation, bietet Flexibilität und ist nahezu überall verfügbar. Von der ersten Nachricht, die in Karlsruhe eintraf, bis zu den heute durchschnittlich 53 beruflichen E-Mails pro Tag spannt sich eine Entwicklung, die zeigt, wie widerstandsfähig einfache, offene Standards sein können.
