Lean Office

Auf dem Messegelände der niedersächsischen Landeshauptstadt fand vergangene Woche zum 30. Mal die CeBIT, eine der weltweit größten Messen für Informationstechnik statt. Themenschwerpunkt der Messe war wie schon in den vergangenen Jahren die Industrie 4.0. Weniger populär aber nicht weniger wichtig gestaltet sich die Digitalisierung jenseits des reinen Fertigungsprozesses. Die nächste Automatisierungswelle wird angrenzende Bereiche, zum Beispiel Bürotätigkeiten, betreffen. Seit 1986 präsentieren Aussteller aus der ganzen Welt neueste Technologien vor einem internationalen Publikum. Insgesamt waren dieses Jahr 3300 Aussteller aus 70 Ländern vertreten. Der NDR schätzt zudem Besucherzahlen von über 200.000. Das Motto bleibt „d!conomy“ Während die CeBIT früher eine Publikumsmesse war, deren Gäste ein breites Spektrum an Technik-Interessierten bildeten, handelt es sich inzwischen um eine reine Businessmesse. Zudem hat sich der Themenfokus verändert. Die CeBIT sieht sich seit diesem Jahr nicht mehr als IT- oder Computer-Messe, sondern möchte als Plattform für die Digitalisierung von Wirtschaft und Gesellschaft wahrgenommen werden. Dementsprechend gestaltet sich auch das jährlich wechselnde CeBIT-Motto. Dieses Jahr gab es das erste Mal – laut Messeleitung auf Wunsch der Aussteller – eine Wiederholung: Wie schon 2015 lautete es auch 2016 „d!conomy“ („digital“ und „economy“) und sollte damit Bereiche wie Digitalisierung, Big Data, Internet of Things, und entsprechende neue Geschäftsmodelle behandeln. Digitalisierung in der Wirtschaft - Potentiale und Risiken Dass die CeBIT in den letzten Jahren einen solchen Fokus- und Publikumswechsel hinlegt ist ein strategisch geschickter Zug. Während die Messe lange Zeit als die größte internationale „Computer-Messe“ weltweit galt, gibt es inzwischen starke Konkurrenz im Bereich Endkonsumenten, z.B. durch die CES (Consumer Electronics Show) in Las Vegas oder auch die IFA (Internationale Funkausstellung) in Berlin. Seit 2004 sind die Besucherzahlen stark gesunken mit einem Tief von 208.000 Besuchern in 2014. Anzahl der Besucher der Computermesse CeBIT in den Jahren 2004 bis 2015 (Bild: statista.com) Insofern ist eine Konzentration auf die Fachbranche sinnvoll und mit dem Schwerpunkt digitale Wirtschaft trifft die Messe natürlich den Nerv der Zeit. In einer Umfrage der IHK zum Thema Industrie 4.0 antworteten 94 Prozent der Unternehmen mit „Ja“ auf die Frage, ob die Digitalisierung ihre Geschäfts- und Arbeitsprozesse beeinflusst. Jedoch schätzen nur etwa 27 Prozent aller befragten Betriebe den Stand der Digitalisierung in ihrem Unternehmen als „voll“ bzw. „nahezu voll“ ein. Während allen das Potential und die Notwendigkeit zur Transformation bewusst ist, wissen viele Unternehmen noch nicht, auf welche Weise sie sich diesem Trend anschließen sollen. Doch wer sich auf lange Sicht nicht anpassen und weiterentwickeln kann, wird zwangsläufig im Vergleich an Wettbewerbsfähigkeit verlieren und von anderen überholt werden. Die Digitalisierung bietet Chancen, denen gegenüber stehen jedoch auch deutliche Risiken. Eine Studie von Roland Berger Strategy Consultants im Auftrag des Bundesverbands der deutschen Industrie besagt, dass bis 2025 ein Zuwachs von 1,25 Billionen Euro an industrieller Bruttowertschöpfung in Europa erzielt werden könnte, im Gegenschluss ist aber auch ein Wertschöpfungsverlust von 605 Milliarden Euro möglich. Von der Digitalisierung der Fertigung zur Digitalisierung des Büros Diese Dimensionen verdeutlichen, wie groß der Druck auf die Unternehmen ist und warum das Thema Digitalisierung von allen Seiten vorangetrieben wird. Unter dem Schlagwort Industrie 4.0 ist vor allem in der Fertigung schon seit längerer Zeit einiges davon zu spüren. Von intelligenten Maschinen und Sensoren über datenbasierte Ferndiagnose und -wartung – die „intelligente Fabrik“ soll eine sich selbststeuernde und hochflexible Fertigung ermöglichen. Weniger populär aber nicht weniger wichtig gestaltet sich die Digitalisierung jenseits des reinen Fertigungsprozesses. Die nächste Automatisierungswelle wird angrenzende Bereiche, zum Beispiel Bürotätigkeiten, betreffen. Laut einer Publikation von PricewaterhouseCoopers bietet die Digitalisierung zum Beispiel im Bereich Controlling großes Potential zur Verbesserung in Bezug auf Ressourcenverbrauch und Datenqualität. Während manche Betriebe für Controlling Tätigkeiten, wie z.B. die Finalisierung des Jahresabschlusses insgesamt über 56 Arbeitstage benötigen, liegen die Best-Practice-Unternehmen hier bei etwa sieben Tagen. Neben dem Controlling werden auch viele andere Bürotätigkeiten vom Umschwung erfasst. Im Mittelpunkt dessen steht auch das Thema „Lean Office“. Einst als „Lean Production“ oder „Schlanke Produktion“ in der Fertigung gehyped, hält die japanische Produktions-Philosophie nun auch Einzug in die Büros. Schon 2006 wurde in einer Studie des Fraunhofer IPA ein 30 prozentiges Verbesserungspotential in den administrativen Bereichen von Unternehmen festgestellt. Grund genug, um uns das Lean Office System, welches ursprünglich aus Japan stammt näher anzuschauen. Lean Office – Digitalisierung des Projektraums Lean Office beinhaltet ähnliche Konzepte, wie schon in der Fertigung unter anderem z.B. Wertstromorientierung oder Shopfloor-Management. Gerade bei letzterem zahlt sich eine Digitalisierung aus. Statt wie zu Beginn der Lean Manufacturing Bewegung mit Papier und allgemein physischen Hilfsmitteln zu arbeiten wird nun auch zunehmend in der Produktion mit digitalen Lean-Lösungen gearbeitet. Ein repräsentatives Beispiel in diesem Rahmen bietet der Projektraum, auch „War Room“ oder „Obeya Room“ (japanisch für „großer Raum“) genannt. Der Projektraum ist ein traditionelles Projektmanagement-Tool und dient dazu, die vielen Daten, die ein Projektmanager und sein Team im Blick behalten müssen, gesammelt darzustellen und in Projekt-Status-Meetings verschiedenen Interessengruppen präsentieren zu können. Dazu werden entsprechende Indikatoren visualisiert und an den Wänden des dafür vorgesehen Raums aufgehängt. Aufgrund der großen Menge an Informationen und den ständigen, projektspezifischen Änderungen ist die Aktualisierung eines Projektraums oft mit großem, zeitlichem Aufwand verbunden. Zudem erfordern die Status Meetings mit verschiedenen Zielgruppen auch unterschiedliche Detailebenen bezüglich der Daten sowie die physische Anwesenheit jedes Teilnehmers. Das Beispiel des Projektraums zeigt somit deutlich, welche Vorteile eine Digitalisierung auch im Office-Bereich mit sich bringen kann. Ein digitalisierter Projektraum, der automatische Aktualisierungen durchführt und sich den Ansprüchen und Aufenthaltsorten verschiedener Interessentengruppen anpassen kann, bietet großes Kosten- als auch Zeiteinsparungspotential. Ähnliche Optimierungsmöglichkeiten lassen sich auch für viele andere klassische Tools aus dem Projektmanagement oder sonstigen papier- und datenintensiven Bürotätigkeiten finden. Auch auf der CeBIT als Plattform für Digitalisierung ist dieses Potential natürlich schon zu beobachten. Bei einigen der Aussteller handelte es sich um Unternehmen, die entsprechende Digitalisierungslösungen fürs Büro anbieten, z.B. um kaufmännische Geschäftsprozesse zu digitalisieren oder effektives Controlling und Sitzungsmanagement zu betreiben.

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