Machine Learning

Siri, Alexa, und Co.: Die intelligenten Helfer sind mittlerweile schon fest im Alltag integriert und die Sensation der Sprachassistenten hat sich in eine selbstverständliche Unterstützung (und Spielerei) zuhause, im Auto oder auch bei der täglichen Smartphone-Nutzung gewandelt. Der nächste Schritt? Ein digitaler virtueller Assistent für das Büro, der dank Machine Learning die individuellen Arbeitsprozesse erleichtern kann und nicht nur auf Führungsebene, sondern für die breite Masse der Mitarbeiter zugänglich gemacht werden soll. Doch welche Veränderungen sind mit diesen technischen Neuheiten im Büro verbunden und was wird einem erfolgreichen Einsatz vorausgesetzt? Schluss mit zeitraubenden Standardaufgaben: Effizienter Arbeiten dank digitalen Sprachassistenten Virtuelle Assistenten sind nichts neues, werden doch einige Führungskräfte bereits im alltäglichen Geschäftsleben von Personen, oftmals aus anderen Städten oder sogar Ländern, in ihren anfallenden administrativen Aufgaben unterstützt. Mit diesen persönlichen virtuellen Assistenten fallen natürlich aber auch Kosten, wie z.B. Stundenlohn an. Um einen eigenen Assistenten auch der breiten Belegschaft, unabhängig von Position und Tätigkeitsbereich, zur Verfügung stellen zu können, wird bald schon die Option eines digitalen virtuellen Assistenten für viele Unternehmen interessant werden. Ähnlich wie die Sprachassistenten Alexa oder Cortana, die bereits in zahlreichen Wohnzimmern installiert sind und genutzt werden, könnten solche digitale Assistenten im Geschäftsalltag einige Aufgaben übernehmen. Dank Künstlicher Intelligenz und Machine Learning können wiederkehrende Verwaltungs- und Standardaufgaben übernommen werden. Dazu werden Vorlieben und Entscheidungen des Anwenders dank Algorithmen aufgezeichnet, wodurch folglich schneller und effizienter Aufgaben bearbeitet, Termine festgelegt oder Emails gefiltert werden. Dank kognitiven Komponenten kann der digitale Assistent mit dem Benutzer interagieren und natürliche Sprache verarbeiten. Gleichzeitig sind somit eine schnellere Abwicklung der anfallenden Aufgaben sowie die komplexe Erledigung bei multiplen Aufgaben zur selben Zeit möglich. Engagement und Veränderungsbereitschaft bei der Integration eines KI-Assistenten Um Prozesse zu beschleunigen und vereinfachen kann KI als taktisches Instrument in Form eines Sprachassistenten mit extrem hoher Rechenleistung zu produktiverem Arbeiten beitragen. Hier steht nicht die Ablösung des Menschen durch eine Maschine im Fokus, viel mehr sollen die Stärken dieser Technologie mit der Fachkenntnis und Raffinesse des Menschen kombiniert werden. Dank riesiger Datenmengen können Prozesse und Entscheidungen an den digitalen Assistenten ausgelagert und (teil-)automatisiert werden. Wichtig für den gelingenden Umgang mit einem KI-basierten Assistenten ist jedoch auch die Auseinandersetzung des Benutzers mit ihm, da die Menge an Interaktionen darüber entscheidet, wie schnell und präzise das System Aufgaben selbst übernehmen und optimale Lösungen finden kann. Damit kann gewährleistet werden, dass von diesem Anwender ausgehende Handlungen als Entscheidungsgrundlage genutzt werden. Richtig eingesetzt und mit individuell für die entsprechende Tätigkeit notwendigen Daten gefüttert, kann der Sprachassistent dann nicht nur parallel Aufgaben erledigen, sondern sogar Betrugsversuche erkennen: Weichen beispielsweise Handlungen oder Aufforderungen von den üblichen Mustern ab, so kann das System eine Warnmeldung aussenden und eine Freigabe, eventuell auch durch einen weiteren Mitarbeiter verlangen. Als Grundvoraussetzung müssen jedoch Sicherheit und Compliance berücksichtigt und bei Bedarf Mitarbeiterschulungen angeboten werden, um den richtigen Umgang zu ermöglichen. Einführung von Sprachassistenten muss gut bedacht und vorbereitet werden Der Erfolg eines digitalen Assistenten hängt von der Qualität und Quantität der Daten, die ihm zur Verfügung gestellt werden ab, welche somit auch entscheidend für die Aufgabenübernahme im Businessalltag sind. Doch genau diese Masse an Daten bereitet vielen Unternehmen, wie auch Privatpersonen Sorgen, insbesondere im Zuge der verschärften Datenschutzverordnung. Um trotzdem Bedenken bezüglich Datensicherheit und Datenschutz zu beseitigen, bieten spezialisierte IT-Experten Aushilfe bei der korrekten Implementierung von Sprachassistenz-Systemen. Diese können nicht nur individuell zugeschnittene Lösungen für den spezifischen Bedarf einrichten, sondern auch die Verwaltung der erhobenen Daten unter speziellen Sicherheitsvorkehrungen in eine Cloud einbetten sowie die Schnittstellen des Services an die bestehenden Systeme anpassen. Um also diverse Sicherheitsrisiken zu umgehen und von den Vorteilen eines digitalen Assistenten zu profitieren, sollte in eine individualisierte Einführung über einen neutralen Experten oder Dienstleister investiert werden. Digitale virtuelle Assistenten als Garantie für effizienteres Arbeiten? Bei all den Vorteilen von Zeitersparnis und Vorfilterung über erhöhte Sicherheit dank Betrugserkennung scheint sich diese Technologie in jeglichem Einsatzfeld zu lohnen – doch gewisse Faktoren entscheiden hier über den tatsächlichen Erfolg im Arbeitsumfeld. Soll ein Sprachassistent bereitgestellt werden, so sind auch Bereitschaft und Engagement des Anwenders gefragt. Ein KI-Assistent kann nur effizient arbeiten, wenn dieser zunächst auch umfassend in die bestehende Arbeit integriert wird und Daten zu Situationen und Prozessen aufzeichnen kann. Wird hier ein wenig Interesse und Mühe investiert, so kann der digitale Assistent eine Vielzahl an wiederkehrenden Aufgaben übernehmen und die Mitarbeiter können sich auf das Kerngeschäft fokussieren. Sind dann die Rahmenbedingungen bezüglich Datenschutz und Sicherheit ausreichend überprüft und speziell an die bestehenden Systeme im Unternehmen angepasst, steht einem erfolgreichen Einsatz von digitalen virtuellen Assistenten nichts im Weg.

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