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Wer den Schritt in die Selbstständigkeit wagt, muss sich über so viele Dinge Gedanken machen, dass das Thema Buchhaltung gerne mal unter den Teppich fällt. Spätestens am Ende vom Jahr rächt sich diese Nachlässigkeit. Mit FastBill und Umsatz stelle ich euch heute zwei Tools vor, mit denen die Buchhaltung zum Kinderspiel wird. Ich bin inzwischen seit mehr als neun Jahren in den Bereichen Corporate Publishing und Social Media Marketing selbstständig tätig. Zu Beginn lief das noch alles neben dem Studium her. Ich hatte einige wenige Kunden, schrieb meine Rechnungen in Word und heftete meine Belege in einem Leitz-Ordner ab. Am Ende vom Jahr setzte ich mich einen Tag lang an meinen Schreibtisch und widmete mich dem Jahresabschluss. Die Einnahmen waren überschaubar, die Ausgaben ebenfalls. Das war kein wirklich großer Akt. Ich beschäftigte mich mit Steuerratgebern und erledigte weitestgehend alles selbst. Irgendwann wurde aus der nebenberuflichen Selbstständigkeit eine hauptberufliche. Von einem Tag auf den anderen musste ich eine monatliche Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Mehr Kunden, mehr Einnahmen, mehr Ausgaben - alles wurde zunehmend unübersichtlicher. In dieser Zeit habe ich mir zahlreiche Tools angeschaut, mit denen ich Kunden verwalten, Rechnungen schreiben und Zahlungseingänge überwachen konnte. Nicht zu vergessen die Betriebsausgaben und Abschreibungen sowie die bereits erwähnte Umsatzsteuer. Zwei dieser Buchhaltungs-Tools, die meiner Meinung nach in puncto Funktionalität und einfacher Handhabung unschlagbar sind, möchte ich euch heute vorstellen. FastBill: Einnahmen und Ausgaben in der Cloud Fangen wir mit der Browser-basierten Cloud-Lösung FastBill an. FastBill hat den großen Vorteil, dass ihr überall auf der Welt auf eure Buchhaltung zugreifen könnt - und das rund um die Uhr. Windows-PC, Mac, iPhone oder Android-Tablet? Spielt keine Rolle. Ihr braucht nur einen Browser. Die Benutzeroberfläche ist optisch äußerst ansprechend gestaltet und selbsterklärend. Folgende Pakete und Funktionen stehen euch zur Verfügung: Nun mögen 90 Euro (netto) pro Jahr auf den ein oder anderen abschreckend wirken, aber ich kann euch versichern, dass FastBill jeden Cent wert ist. Im Starter-Paket sind bereits alle wichtigen Funktionen enthalten, darunter die smarte Texterkennung, das Einbinden eures Geschäftskontos sowie der Steuerberater-Report. Das Pro-Paket beinhaltet darüber hinaus die Möglichkeit mehrere Benutzer anzulegen sowie Zahlungen per Kreditkarte, Paypal und SOFORT Überweisung zu empfangen. Auch die E-Mail-Inbox für Belege ist ganz praktisch. Damit sich jeder selbst ein Bild davon machen kann, welche Funktionen er benötigt und welche nicht, bietet FastBill jedem Nutzer einen einmonatigen Testaccount an. In diesem Zeitraum stehen euch alle Funktionen zur Verfügung, auch die der Pro-Variante. Für Selbstständige reicht meiner Meinung nach der Starter-Account völlig aus. Die in der Pro-Variante enthaltende E-Mail-Inbox für Belege ist zwar komfortabel, aber Belege lassen sich in allen Paketen auch per Drag & Drop hochladen. Den Rest übernimmt die smarte Texterkennung. Die 200 Euro Aufpreis kann man sich somit sparen. Anders sieht es aus, wenn euer Team aus mehreren Personen besteht, die vielleicht auch noch auf verschiedene Standorte verteilt sind. In diesem Fall habt ihr mit dem Pro-Paket deutlich mehr Spielraum, da sich mehrere Benutzer anlegen lassen und ihr auf mehrere Konten zugreifen könnt. Aber auch das lässt sich nicht pauschal sagen, deshalb nochmal meine Empfehlung: Nutzt den kostenlosen Testmonat und findet heraus, was ihr braucht. Abschließend möchte ich noch kurz meinen FastBill-Workflow skizzieren: Ich verwalte mit dem Tool in erster Linie meine Kunden (Stammdaten, Ansprechpartner, Angebote) und erstelle am Monatsende Rechnungen, die FastBill direkt an die Kunden verschickt. Die Zuweisung von Rechnungs-, Kunden- und Projektnummern erfolgt automatisch. Danach erkennt FastBill Informationen wie Absender und Betrag auf den Belegen und ordnet sie der passenden Zahlung auf meinem Konto zu. Auf diese Weise verliere ich nie den Überblick. Zudem erfasse ich in FastBill sämtliche Ausgaben und Belege - Stichwort „papierloses Büro“. Die smarte Texterkennung sorgt dafür, dass ich im Regelfall nichts mehr manuell zu den einzelnen Ausgaben hinzufügen muss. All das fließt in den Monatsreport ein, den ihr exportieren und an euren Steuerberater schicken könnt. Umsatz: Das ultimative Tool für die Buchhaltung am Mac Nun gibt es aber Menschen wie mich, die nicht jeden Monat dafür bezahlen wollen, dass ein Steuerberater die ihm zugeschickten Einnahmen und Ausgaben verbucht und im Anschluss die Umsatzsteuervoranmeldung erstellt. Selbiges gilt für die Einnahmenüberschussrechnung. Das sind beides Dinge, die zumindest ich inzwischen problemlos selbst erledigen kann, nachdem ich mich einige Zeit mit der Materie beschäftigt habe. Bei jemandem, der mit Waren handelt oder viele Kunden im Ausland hat, sieht das natürlich wieder anders aus. Hier muss jeder selbst entscheiden, was er sich zutraut. FastBill jedenfalls, ist nicht die erste Wahl, um eine Voranmeldung zu erstellen. Auch EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) und Gewinnermittlung sind nicht wirklich prickelnd aufbereitet. Alles ist darauf ausgelegt, dass man die Daten exportiert und an seinen Steuerberater schickt, der diese dann via DATEV weiterverarbeitet. Das kann man schon so machen, muss man aber nicht - und hier kommt Umsatz ins Spiel. „Buchhaltung für Selbständige in einfach“ - so beschreibt der Entwickler seine Umsatz-App, die inzwischen in der 2017er-Version heruntergeladen werden kann. Bis zu einem Umsatz von 5000 Euro könnt ihr das Programm kostenlos benutzen, danach werden einmalig 129 Euro fällig. Bei der Entwicklung von Umsatz wurde vor allem darauf geachtet, dass sich jeder sofort zurecht findet - insbesondere diejenigen, die zuvor wenige bis keine Berührungspunkte mit dem Thema Buchhaltung hatten. Umsatz ist einfach, intuitiv und optisch ansprechend umgesetzt. Ein Assistent führt den Nutzer Schritt für Schritt durch die unterschiedlichen Tasks. Jedes Feld ist mit einem „?“-Button ausgestattet, über den man eine direkte Hilfestellung zum jeweiligen Thema bekommt. On top gibt es sogar ein in die App integriertes „Handbuch zur Buchhaltung“, in dem alle möglichen Fragen leicht verständlich beantwortet werden. Monat für Monat trage ich bei Umsatz meine Einnahmen, Ausgaben und Abschreibungen ein, drücke am Zehnten des Folgemonats auf „Voranmeldung erstellen“ und übermittle alles ans Finanzamt. Am Ende vom Jahr ist die EÜR ebenfalls nur einen Klick weit entfernt. Und wir erledigt ihr eure Buchhaltung? ;)