Die Digitalisierung nimmt immer mehr Fahrt auf. Doch worauf müssen mittelständische Unternehmen beim Umstieg in die neue Welt achten, welche Vorteile können sie sich durch eine schrittweise Digitalisierung verschaffen und was sollten sie tun, damit ihre Digitalisierungsanstrengungen von Erfolg gekrönt sind? Zehn Tipps für die digitale Transformation im Mittelstand.
Jedes Unternehmen, jede Branche steht durch den digitalen Wandel vor der Herausforderung, Geschäftsprozesse und -modelle grundsätzlich überdenken zu müssen sowie diese möglichst durchgehend zu digitalisieren und zu automatisieren. Diese hohe Relevanz der Digitalisierung für Unternehmen bestätigt der im Auftrag der Deutschen Telekom erstellte Digitalisierungsindex Mittelstand.
Dennoch ist die Zahl der Unternehmen, die über einen konkreten Maßnahmenplan für die digitale Transformation verfügen noch überschaubar. Das bestätigt auch ein Forschungsprojekt der KfW Bankengruppe zur Digitalisierung im Mittelstand.
Tipp 1: Die Angst überwinden
Die Digitalisierung bringt enorme Veränderungen mit sich, die alle Branchen betreffen. Natürlich gibt es für Unternehmen die Möglichkeit weiterzumachen wie bisher – diese dürfte für viele aber zeitlich begrenzt sein. Deshalb ist es wichtig, dass sich Mittelständler jetzt mit dem Thema Digitalisierung auseinandersetzen und darauf einlassen. Zahlreiche Studien belegen, dass die Relevanz der Digitalisierung bereits erkannt wurde, allerdings wird ihre Brisanz noch unterschätzt. Viele Unternehmen gehen das Thema noch zu zögerlich an, beispielsweise weil sie die Investitionen scheuen, ihnen die Ressourcen fehlen oder weil es ihnen einfach zu gut geht. Mittelständische Unternehmen müssen die Angst vor Veränderung und vor Fehlern ablegen und beispielsweise einen Fail-Fast-Ansatz zulassen.
Es ist sicherlich sinnvoll, wenn sich mittelständische Unternehmen ein wenig „Startup-Mentalität“ aneignen und mit kleinen Projekten starten. Eine Fehlerkultur sorgt dafür, dass Kreativität entsteht und experimentell gearbeitet wird. Testszenarien, wie sie beispielsweise der Labs Network Industrie 4.0 e.V. bietet, schaffen eine gute Ausgangslage. Über 20 Testszenarien hat Labs Network Industrie 4.0 initiiert, um Ideen zur Umsetzung von Industrie-4.0-Projekten einem Praxistest zu unterziehen.
Unternehmen und Testzentren können sich über LNI 4.0 national und international vernetzen, durch individuelle Workshops in den Firmen Transparenz und Orientierung schaffen sowie kostengünstig und risikoarm Industrie-4.0-Szenarien in der Praxis erproben.
Tipp 2: Die Geschäftsführung einbinden
Die Digitalisierung muss in der Unternehmensleitung verankert werden. Sie ist ein strategisches Thema, für das es klare Verantwortlichkeiten braucht und sie betrifft das gesamte Unternehmen. Wenn Fach- oder IT-Abteilungen die digitale Transformation vorantreiben sollen, darf die Unternehmensführung das nicht ausbremsen. Im Gegenteil, die Geschäftsführung muss einfordern und treiben.
Tipp 3: Die Komfortzone verlassen
Kleinere und mittelgroße Unternehmen denken oft, sie könnten das Thema Digitalisierung aussitzen – in einigen Fällen, weil sie sich keiner internationalen Konkurrenz stellen müssen. Aus dieser vermeintlichen Sicherheit entsteht jedoch Inflexibilität. Die Unternehmen sind erfolgsverwöhnt in einem stabilen Wirtschaftsraum und unterschätzen die auf sie zukommenden, sich gerade verändernden Rahmenbedingungen.
Ein warnendes Beispiel, wie man eine Business Transformation verschlafen kann, liefert die Automobilbranche. Trotz aller Erfolge der Digitalisierung in Deutschland hat die deutsche Automobilindustrie das Thema Elektromobilität sehenden Auges vernachlässigt. Man hat sich auf Bestehendem ausgeruht, an Konzeptstudien gearbeitet und beispielsweise den chinesischen und amerikanischen Firmen zunehmend das Feld überlassen. Deshalb sollten mittelständische Unternehmen in Deutschland tunlichst schauen, was Digitalisierung für sie bedeutet und erste Schritte gehen.
Tipp 4: Den Überblick verschaffen und im Kleinen beginnen
Obwohl Unternehmen immer individuell sind, bleibt das grundsätzliche Vorgehen bei der digitalen Transformationen gleich. Unternehmen sollten sich zunächst einen Überblick darüber verschaffen, wie ihre aktuelle Situation aussieht und wo sie hin möchten. Es gilt, eine Strategie für das Unternehmen im digitalen Wandel zu entwickeln. Wichtig ist dabei, das große Ganze im Blick zu behalten. Die Digitalisierung betrifft das ganze Unternehmen und daher sollte eine Digitalisierungsstrategie auch fachlich übergreifend implementiert werden. Das bedeutet jedoch nicht, dass man sich nicht zunächst punktuell auf bestimmte Bereiche konzentrieren kann. Im Gegenteil: Sich zu fokussieren, ist sinnvoller als in allen Abteilungen einfach irgendwie anzufangen.
Tipp 5: Die bestehenden Prozesse überdenken
Die meisten mittelständischen Unternehmen fangen bei der Digitalisierung zunächst im Kleinen an und optimieren erst einmal bestehende Prozesse mit dem Ziel, die Effizienz zu steigern und Kosten einzusparen. Das kann helfen, wettbewerbsfähig zu bleiben. Ein Beispiel hierfür ist Carglass. Der Spezialist für Autoglas-Reparaturen hat seine Monteure mit mobilen Endgeräten ausgestattet. Kommt jetzt ein Kunde in die Empfangshalle, muss der Mitarbeiter nicht erst sämtliche Informationen über das Fahrzeug in den PC eingeben, das Eingegebene ausdrucken und dem Monteur anschließend den Ausdruck mit in die Halle zur Reparatur geben. Der Monteur muss auch nicht mehr die Nummer der Materialien, die er zur Reparatur verwendet auf dem Papier eintragen und anschließend, um die Rechnung fertig zu machen, alles wieder in den PC eintippen.
Diese Prozesse wurden digitalisiert. Das spart Druckkosten, erhöht die Agilität und vermeidet Fehler, die gegebenenfalls bei der Übertragung des analogen in den digitalen Auftrag passieren können. Solche einfachen Verbesserungen, die direkt auf das Kerngeschäft einwirken, sind erste, wichtige Schritte.
Tipp 6: Die Mitarbeiter schulen
Wenn die ersten Handlungsfelder der Digitalisierung identifiziert wurden, müssen die entsprechenden Mitarbeiter geschult werden, um die neuen Prozesse zu bedienen. Dabei kann die Herausforderung von Digital Skills sehr unterschiedlich sein – hier kommt es auf das jeweilige Einsatzgebiet beziehungsweise auf die neu gestalteten Geschäftsprozesse an. Wichtig ist, dass die Unternehmen die Vermittlung von „digitalen Skills“ als festen Bestandteil ihrer digitalen Roadmap fixieren.
Tipp 7: Das Alltagsgeschäft nicht vergessen
Großunternehmen können es sich erlauben, eigene Abteilungen mit eigenem Budget und neuen Mitarbeitern zu etablieren und so losgelöst vom aktuellen Geschäftsmodell etwas völlig Neues zu denken. Klassische Mittelständer können nur bedingt so radikal vorgehen. Denn neben allen Digitalisierungsbestrebungen müssen sie auch die Projekte, die den Unternehmenswert beziehungsweise die Erträge sichern oftmals mit der gleichen Personaldecke weiter vorantreiben. Es gilt dennoch auch hier zweigleisig vorzugehen: Ein Teil im Unternehmen verfolgt weiterhin das operative Tagesgeschäft und entwickelt dieses weiter. Ein anderer Teil übernimmt die Verantwortung für die digitale Transformation – er entwickelt innovative Ideen und treibt diese voran. Für diesen Job gilt es die richtigen Mitarbeiter zu identifizieren.
Tipp 8: Die Individualität berücksichtigen
Der deutsche Mittelstand ist heterogen und jedes Unternehmen ist individuell. Es kann daher keine Blaupause für die Digitalisierung geben, um die eigenen, unternehmens-differenzierenden Prozesse nach vorn zu bringen. Jedes Unternehmen muss mit seinen Geschäftsmodellen und -prozessen in seiner Branche seinen individuellen Weg gehen.
Tipp 9: Den Austausch suchen
Dennoch birgt die digitale Transformation viele Herausforderungen, vor denen alle Unternehmen gleichermaßen stehen – wie zum Beispiel das grundsätzliche Vorgehen bei der Entwicklung einer Strategie für den digitalen Wandel oder die Gewinnung bzw. Qualifizierung geeigneter Mitarbeiter. Daher macht es für viele Unternehmen Sinn, den Austausch untereinander zu suchen und voneinander zu lernen – zum Beispiel auf Plattformen, um viele nützliche Beispiele und Hinweise für den Weg in die digitale Welt zu erhalten.
Tipp 10: Die Kooperation eingehen
Unternehmen müssen nicht jeden Schritt alleine gehen. Durch Kooperationen mit Forschungseinrichtungen oder befreundeten Unternehmen können Synergien freigesetzt werden. Kooperationen helfen dabei, gemeinsam Neues zu entwickeln und sich im Thema zu orientieren.
